Ulga B+R objaśniona przez ministerstwo. Ułatwi to jej rozliczanie

Objaśnienia Ministerstwa Finansów z 15 lipca br. w dużej mierze rozwiewają wątpliwości dotyczące definicji działalności badawczo-rozwojowej, co ma kluczowe znaczenie dla podatników korzystających z ulgi B+R. Warto podkreślić, że w istotny sposób zmienia się rozumienie takiej działalności, co stoi w sprzeczności z dotychczasową linią orzeczniczą sądów oraz interpretacjami Krajowej Informacji Skarbowej. Dzięki objaśnieniom przedsiębiorcy zyskują uporządkowaną wiedzę na temat działalności badawczo-rozwojowej i z większą pewnością będą mogli korzystać z ulgi B+R.

 
Ministerstwo Finansów w „Objaśnieniach podatkowych dotyczących preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej – IP Box” ustosunkowało się także do ulgi na działalność badawczo-rozwojową. Dużo miejsca poświęcono definicji działalności badawczo-rozwojowej, która budziła wiele wątpliwości. Składają się na nią trzy dobrze znane, ale nie zawsze tak samo rozumiane warunki, które odnoszą się zarówno do badań naukowych, jak i prac rozwojowych. Są nimi: twórczość, systematyczność i zwiększenie zasobów wiedzy oraz jej wykorzystywanie do tworzenia nowych zastosowań. Ministerstwo jasno i czytelnie wyodrębniło je z definicji działalności B+R oraz zdecydowało, że dokumentacja tworzona przy każdym z projektów musi potwierdzać, że wszystkie trzy wytyczne zostały spełnione. Poniżej prezentujemy najważniejsze wnioski płynące z opublikowanych objaśnień.

Prace rozwojowe niezależne od badań naukowych

Przy okazji przyznawania dotacji unijnych, często występowały trudności w ocenie tego, co jest działalnością B+R, a co nią nie jest, dlatego ministerstwo postanowiło oddzielić prawo unijne od rodzimego. W prawie polskim istnieje jasne i czytelne rozgraniczenie pomiędzy pracami rozwojowymi a badaniami naukowymi. Zdarzało się, że pracownicy Krajowej Informacji Skarbowej oraz urzędów skarbowych w swoich interpretacjach dotyczących działalności B+R wiązali działalność rozwojową z działalnością badawczą. Ich zdaniem prace rozwojowe powinny bezpośrednio wynikać z badań naukowych realizowanych przez tego samego przedsiębiorcę. Tymczasem Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że prace rozwojowe mogą być realizowane w sposób całkowicie niezależny.

– Takie stanowisko ministerstwa oznacza, że firmy, które nabywają istniejącą wiedzę w postaci technologii czy programów komputerowych, a następnie wykorzystują ją w celu wprowadzenia zmian w już istniejących produktach, procesach czy usługach, realizują prace kwalifikowane do ulgi badawczo-rozwojowej. Tak samo przedsiębiorstwa, które otrzymują dokumentację techniczną w celu opracowania prototypów lub prac pilotażowych, również są upoważnione do skorzystania z ulgi – tłumaczy inżynier Paweł Perzyński, ekspert ds. ulgi B+R w Ayming Polska.

To badania generują wiedzę

W części interpretacji indywidualnych oraz w niektórych wyrokach sądów pojawiała się informacja, że prace rozwojowe powinny generować nową wiedzę. Takie ujęcie sprawiało, że kwalifikacja do ulgi B+R dużych projektów badawczo-rozwojowych nierzadko bywała problematyczna. Za przykład można podać prace nad konstrukcjami mechanicznymi, w których mogą brać udział niezależne biura konstrukcyjne, firmy wytwarzające prototypy oraz instytuty badawcze. W tym konkretnym wypadku wiedza jest generowana przede wszystkim w instytutach badawczych, ale do przeprowadzenia walidacji zmienionego produktu muszą być zaangażowane różne jednostki.

Ministerstwo Finansów w swoich objaśnieniach doprecyzowało tę kwestię, tłumacząc, że punktem wyjścia do prac rozwojowych jest wykorzystanie już istniejącej wiedzy. To szczególnie ważna informacja dla osób odpowiedzialnych za identyfikację działalności B+R. Często zapominają one, że to etapy badawcze powinny generować nową wiedzę i umiejętności, a nie prace rozwojowe. Zupełnie co innego oznacza w polskim prawie działalność rozwojowa, która co do zasady powinna wykorzystywać już istniejącą wiedzę w celu np. wytworzenia działającego prototypu lub przeprowadzenia pilotażu. W takim przypadku poszerzanie istniejącej wiedzy jest efektem ubocznym, a podstawę do rozliczenia ulgi B+R stanowi wykorzystanie tej wiedzy w praktyce. Wiedza teoretyczna uzyskana w wyniku badań zazwyczaj nie generuje bezpośrednio nowych bądź zmodyfikowanych produktów. Dopiero jej realne wdrożenie przynosi owoce w postaci produktu, procesu lub usługi, które można skomercjalizować na rynku.

W objaśnieniach Ministerstwa Finansów czytamy:

27. Mimo możliwości prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej tylko w odniesieniu do badań naukowych albo tylko wobec prac rozwojowych, badania naukowe, jak i prace rozwojowe muszą spełniać kryteria „twórczości”, „systematyczności” i „zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań”. Wynika to wprost z konstrukcji definicji działalności badawczo-rozwojowej, która to posługuje się ww. kryteriami zarówno wobec badań naukowych, jak i prac rozwojowych. Niemniej jednak (…) ze względu na różnice między definicją badań naukowych a pracami rozwojowymi, co do zasady, „zwiększenie zasobów wiedzy” odnosi się do prowadzenia badań naukowych, natomiast „wykorzystanie już istniejącej lub zwiększonej wiedzy odnosi się do tworzenia nowych zastosowań” do prac rozwojowych.

Działalność twórcza na skalę przedsiębiorstwa

Ministerstwo Finansów objaśniło również słowo „twórczy”, które w ustawie o podatku dochodowym nie zostało w żaden sposób zdefiniowane. Działalność twórcza to zespół działań podejmowanych w kierunku tworzenia nowego wytworu na bazie procesów myślowych, a nie działań powtarzalnych. Ustawodawca za przedmiot prawa autorskiego uznaje tylko rezultat takiego działania, które choćby w minimalnym stopniu odróżnia się od innych rezultatów takiego samego działania, a więc posiada cechę nowości na skalę przedsiębiorstwa. Wytwór działalność twórczej musi być odpowiednio uzewnętrzniony lub wyodrębniony, o ile stanowi część większej całości. Dzięki wprowadzeniu tego wyjaśnienia podatnicy zyskali jasne wytyczne, co można zakwalifikować jako działalność badawczo-rozwojową.

Fragmenty objaśnień Ministerstwa Finansów:

33. (…) wystarczające jest działanie twórcze na skalę przedsiębiorstwa, tzn. przedsiębiorca we własnym zakresie (w ramach prowadzonych prac badawczo-rozwojowych) opracowuje nowe lub ulepszone produkty, procesy, usługi, nawet jeżeli podobne rozwiązanie zostało już opracowane przez inny podmiot. Zatem twórczość działalności badawczo-rozwojowej może przejawiać się opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika.

36. Twórczy charakter prac to między innymi opracowywanie prototypów i projektów pilotażowych oraz demonstracje, testowanie i walidacje nowych lub ulepszonych produktów, procesów lub usług w otoczeniu stanowiącym model warunków rzeczywistego funkcjonowania, których głównym celem jest dalsze udoskonalenie techniczne produktów, procesów lub usług, których ostateczny kształt nie został określony.

Systematyczność może być incydentalna

Systematyczność oznacza prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, metodyczny i zaplanowany. Działalność badawczo-rozwojowa może być systematyczna niezależnie od tego, czy podatnik stale prowadzi prace badawczo-rozwojowe, czy tylko incydentalnie, na co mają wpływ np. potrzeby rynku, klientów, sytuacja mikro- i makroekonomiczna. Zinterpretowanie tego zapisu w taki sposób powoduje, że dotychczasowa linia orzecznicza Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej oraz Wojewódzkich Sądów Administracyjnych, dotycząca działalności B+R, staje się nieprawidłowa. Zdaniem tych podmiotów jednym z wymogów systematyczności jest brak incydentalności realizowanych prac badawczo-rozwojowych.

– Kryterium braku incydentalności często było powodem, dla którego projektom zakładającym jednorazową poprawę bądź wprowadzenie nowego rozwiązania odmawiano charakteru badawczo-rozwojowego. Niemniej po wydaniu objaśnień przez Ministerstwo Finansów problem nie zostaje rozwiązany, bowiem wyrok sądu nie może zostać podważony opinią instytucji rządowej. Jednak ci przedsiębiorcy, którzy nie otrzymali wyroków w sprawie swojej działalności badawczo-rozwojowej, mogą posiłkować się wyjaśnieniem ministerstwa, które obowiązuje na terenie całej Polski i daje ochronę prawną w opisywanym zakresie – dodaje inżynier Paweł Perzyński, ekspert ds. ulgi B+R w Ayming Polska.

Fragment objaśnienia Ministerstwa Finansów:

40. Z powyższego wynika, że spełnienie kryterium „systematyczności” danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości tej działalności, w tym od określonego czasu przez jaki działalność taka ma być prowadzona, ani też od istnienia planu, co do prowadzenia przez podatnika podobnej działalność w przyszłości. Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby.

Wykorzystanie istniejących zasobów wiedzy

W przypadku badań naukowych nie wystarcza wykorzystanie już istniejącej wiedzy, nawet jeśli jest to wiedza unikatowa na skalę światową. Inaczej ta kwestia przedstawia się w odniesieniu do prac rozwojowych. Wystarczy, że takie działania wykorzystują już istniejące zasoby wiedzy. Dodatkowo, biorąc pod uwagę zapisy samej definicji, wiedza ta może zostać zakupiona w celu planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia nowych, zmienionych czy usprawnionych produktów, procesów lub usług.

– W definicji działalności badawczo-rozwojowej pada stwierdzenie o wykorzystywaniu wiedzy do usprawniania procesów, projektów i usług. W praktyce usprawnianie może oznaczać tworzenie czegoś bardziej użytecznego, gdy zmianie ulegają właściwości (np. przedłużenie trwałości, zmiana składu chemicznego, przyśpieszenie działania algorytmu). Po drugie, za usprawnienie uznamy dodanie nowej funkcjonalności, jak np. wodoodporność, obsługa nowej formy płatności, dodanie możliwości przetwarzania nowego materiału – wyjaśnia inżynier Paweł Perzyński, ekspert ds. ulgi B+R w Ayming Polska.

W objaśnieniach Ministerstwa Finansów czytamy:

43. W świetle konstrukcji definicji badawczo-rozwojowej należy uznać, że „zwiększenie zasobów wiedzy” odnosi się przede wszystkim do prowadzenia badań naukowych, natomiast „wykorzystanie już istniejącej lub zwiększonej wiedzy do tworzenia nowych zastosowań” dotyczy przede wszystkim prac rozwojowych. Innymi słowy, działalność badawczo-rozwojowa to zespół działań podejmowanych w kierunku tworzenia, w tym badań naukowych (nakierowanych na nową wiedzę i umiejętności) oraz prac rozwojowych (nakierowanych na wykorzystanie dostępnej wiedzy i umiejętności) w celu zwiększenia zasobów wiedzy do tworzenia nowych, zmienionych lub usprawnionych produktów, procesów lub usług (również w formie nowych technologii).

Przykłady działań B+R

 Ministerstwo Finansów przedstawiło także przykłady działalności badawczo-rozwojowej oraz projekty, których nie można uznać za B+R. Takie zestawienie w praktyce pokazuje, w jak różnorodnych obszarach można dopatrywać się działalności B+R. Poniżej lista wybranych projektów:

• nowe metody prowadzenia szkoleń mogą zostać zakwalifikowane jako działalność badawczo-rozwojowa;
• nowa metoda rozwiązywania problemu, opracowana w ramach projektu, może być zaliczona do działalności badawczo-rozwojowej, jeśli wynik jest oryginalny i spełnione są pozostałe kryteria tej działalności;
• przetwarzanie danych nie jest działalnością badawczo-rozwojową, chyba że stanowi część projektu mającego na celu opracowanie nowych metod przetwarzania danych;
• rutynowe badania patomorfologiczne w celu ustalenia diagnozy i leczenia wielu różnych chorób
  i dolegliwości nie spełniają kryterium systematyczności i twórczości oraz jest wątpliwe, czy spełniają kryterium zwiększania zasobów wiedzy oraz wykorzystania jej do tworzenia nowych zastosowań;
• badania szczególnych przypadków niepowodzenia leczenia, w celu ustalenia skutków ubocznych niektórych terapii nowotworowych, mogą stanowić działalność badawczo-rozwojową, ponieważ mają charakter twórczy, systematyczny oraz nakierowane są na zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystania jej do tworzenia nowych zastosowań leków przeciwnowotworowych;
• program badania nowych metod pomiaru temperatury, ciśnienia atmosferycznego i badań zjawisk w atmosferze w celu analizy i rozwijania nowych modeli prognozowania pogody spełnia kryterium twórczości, systematyczności oraz jest nakierowany na zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystanie jej do tworzenia nowych zastosowań pomiarów i przewidywania pogody;
• program badań krwi dla pacjentów przyjmujących nowe leki, w celu analizy wpływu leków na schorzenia i choroby pacjentów, a także odpowiedniej modyfikacji leków dla zwiększenia ich skuteczności w zwalczaniu schorzeń i chorób może stanowić działalność badawczo-rozwojową.