Ulga badawczo-rozwojowa jest rodzajem zachęty podatkowej dla przedsiębiorców, którzy w skali swojej organizacji realizują działania innowacyjne. W przeciwieństwie do dotacji unijnych nie wymaga ona przechodzenia przez skomplikowane procedury konkursowe, a aby z niej skorzystać, wystarczy wniosek odpowiednio dokumentujący realizowaną aktywność badawczo-rozwojową. Czyni to z niej jeden z najbardziej przystępnych mechanizmów wsparcia finansowego.
Niniejszy poradnik w pigułce prezentuje kryteria, które musi spełniać prawidłowo przygotowana dokumentacja, aby umożliwić przedsiębiorstwu skorzystanie z tej ulgi proinnowacyjnej.
I. Krok pierwszy – merytoryczne przygotowanie dokumentacji projektowej
Warunkiem koniecznym do rozliczenia ulgi B+R jest wykazanie, że aktywność firmy spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej zgodnie z ustawą o CIT. Realizowane projekty muszą stanowić innowację w skali przedsiębiorstwa, która dotyczyć może zarówno produktów (nowych lub modernizowanych), jak i procesów. Nie ma znaczenia branża, w której działa przedsiębiorstwo, jego wielkość czy forma opodatkowania.
- Jakie kryteria spełnić musi projekt, aby można było zakwalifikować go do ulgi B+R?
Według oficjalnych informacji rządowych, aby dany projekt mógł zostać ujęty w rozliczeniu ulgi badawczo-rozwojowej, musi być realizowany w sposób systematyczny, twórczy i nowatorski.
- Systematyczność – dokumentacja projektowa powinna wykazać, że dany projekt realizowany jest zgodnie z przyjętym harmonogramem, ma określony cel i pożądane rezultaty, co odróżnia go od rutynowych prac.
- Twórczość – za twórczy uznany może być projekt kreatywny, nastawiony na oryginalny wynik, obejmujący ryzyka i wyzwania, które mogą skutkować nieosiągnięciem założonych wyników, wymagając w konsekwencji opracowania nowych rozwiązań.
- Nowatorstwo – projekty spełniające te kryterium prowadzą do zdobycia i zastosowania nowej wiedzy oraz umiejętności minimum w skali przedsiębiorstwa.
Powinny być to zatem działania nakierowane na określony rezultat, ale co do zasady nieprzewidywalne co do wyniku, w przeciwieństwie do działań rutynowych. Ich przebieg powinien być także możliwy do odtworzenia i powtórzenia.
- Harmonogram realizacji projektu B+R
Dokumentacja projektowa powinna zawierać szczegółowy harmonogram realizacji projektu, uwzględniający kamienie milowe całego procesu. Projekty rozwojowe mogą być rozliczane z wykorzystaniem ulgi B+R na przestrzeni kilku lat, przy czym w danym okresie w zakres rozliczenia wchodzić będą funkcjonalności wprowadzone w adekwatnym roku podatkowym.
II. Krok drugi – kalkulacja kosztów kwalifikowanych
Po przygotowaniu dokumentacji merytorycznej konieczne jest dokonanie analizy finansowej projektów B+R. Obejmuje ona identyfikację kosztów kwalifikowanych zgodnie z ustawą o CIT.
- Jakie wydatki mogą być zaliczane do kosztów kwalifikowanych w ramach ulgi B+R?
Do kosztów kwalifikowanych w ramach ulgi badawczo-rozwojowej przedsiębiorcy mogą zaliczać wydatki na:
- koszty osobowe,
- materiały i surowce,
- sprzęt specjalistyczny,
- ekspertyzy, opinie, usługi doradcze od jednostek naukowych,
- odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej,
- nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej,
- uzyskanie i utrzymanie patentu oraz innych praw ochronnych,
- amortyzację kosztów własnych prac rozwojowych,
- amortyzację nabytych środków trwałych i WNiP.
- Metody i narzędzia do śledzenia i dokumentowania wydatków
Kalkulacja kosztów kwalifikowanych powinna obejmować wszystkie kategorie wydatków, które są bezpośrednio powiązane z zakwalifikowanymi w danym roku projektami. Szczególne znaczenie mają koszty osobowe, które należy dokładnie ewidencjonować. W przypadku braku szczegółowej ewidencji przedsiębiorcy mogą sporządzić stosowną dokumentację na podstawie oświadczeń pracowników i ich przełożonych.
- Jak uniknąć typowych błędów przy dokumentowaniu kosztów?
Nieprawidłowe przygotowanie kalkulacji kosztów kwalifikowanych może prowadzić do odrzucenia wniosku przez Urząd Skarbowy. Typowym błędem może być niewłaściwe powiązanie kosztów z rozliczanym projektem badawczo-rozwojowym. Aby uniknąć uchybień, należy upewnić się, że wszystkie koszty są bezpośrednio związane z danym projektem i zostały rozliczone jako koszty uzyskania przychodu w danym roku podatkowym.
III. Współpraca z ekspertami zewnętrznymi
Korzystanie z ulgi proinnowacyjnej jest niezwykle korzystnym sposobem pozyskiwania finansowania na działania rozwojowe. Aby jednak wykorzystać w pełni jej potencjał oraz nie popełnić błędów, konieczne jest doświadczenie i dogłębna znajomość obowiązujących przepisów. Dlatego dla wielu przedsiębiorców dobrym pomysłem może być sięgnięcie po wsparcie zewnętrznych konsultantów i doradców.
Firmy specjalizujące się w rozliczaniu ulg proinnowacyjnych, jak np. Ayming Polska, dysponują zapleczem wykwalifikowanych prawników, inżynierów czy ekspertów od kwestii finansowych. Współpraca z nimi ułatwia przeprowadzenie rzetelnej kwalifikacji projektów, przygotowanie dokumentacji merytorycznej i kalkulacji finansowej. Profesjonalne zespoły doradcze pomagają także przedsiębiorcom uniknąć typowych błędów przy składaniu wniosków oraz oferują wsparcie podczas czynności sprawdzających, prowadzonych przez instytucje skarbowe.
Autor publikacji:
Kamil Szymak, Konsultant Dział Innowacji, Ulg i Dotacji w Ayming
Brak komentarzy