Przedsiębiorcy, którzy skorzystali z ulgi na badania i rozwój w zdecydowanej większości są zadowoleni z tej decyzji. Jak wynika z badania zrealizowanego przez Kantar dla Ayming Polska, aż 97 proc. badanych firm dobrze ocenia ulgę B+R, a 84 proc. kontynuuje korzystanie z niej w kolejnych latach.
Przedsiębiorcy zapytani o etapy procesu rozliczeń, z którymi mieli największe trudności, wskazywali najczęściej obszar związany z przygotowaniem odpowiedniej dokumentacji (28 proc. wskazań odpowiedzi „trudne” oraz „raczej trudne”). Z drugiej strony, jako łatwe lub raczej łatwe wskazywali oni ewidencjonowanie księgowe kosztów (łącznie 34 proc. odpowiedzi) oraz identyfikację działalności badawczo-rozwojowej (aż 41 proc. wskazań). Tymczasem z doświadczenia Ayming wynika, że najwięcej błędów w procesie rozliczenia ulgi B+R jest popełnianych właśnie podczas dwóch powyższych etapów.
Najczęstsze wyzwania związane z rozliczeniem ulgi na badania i rozwój
- Właściwa dokumentacja i weryfikacja formalna
Przedsiębiorcy wskazują tworzenie dokumentacji jako etap nastręczający im największych problemów – aż 28 proc. firm objętych badaniem uznało go za proces trudny bądź raczej trudny. W obszarze tym występuje ryzyko dużej liczby nieprawidłowości, do których należą m.in. nieodpowiednie zdefiniowanie celu projektu, niedostosowanie zakresu prowadzonej dokumentacji do jego celu czy brak systematyczności w jej prowadzeniu.
Na etapie wykonywania czynności sprawdzających i kontroli skarbowych problematyczne mogą okazać się natomiast braki w dokumentacji i fakturach, czy wspomniane wcześniej nieodpowiednie ewidencjonowanie kosztów lub czasu pracy.
- Niedostateczny zakres analizy
Firmy rozliczające ulgę B+R samodzielnie najczęściej opierają się na dokumentacji finansowej, całkowicie pomijając analizę techniczną. W rezultacie ryzykują dokonanie albo nieuzasadnionych odpisów podatkowych, albo odliczenia zaledwie części poniesionych kosztów,
Innym poważnym problemem jest brak komunikacji pomiędzy działami rozwojowymi a księgowością oraz niedostateczna znajomość regulacji prawnych lub ich niewłaściwa ich interpretacja.
Rozwiązaniem jest szczegółowy audyt oraz właściwe mapowanie projektów związanych z innowacjami, pozwalające na ich weryfikację pod kątem kwalifikowalności do ulgi B+R. Prawidłowa analiza wymaga jednak połączenia wiedzy prawniczej (znajomość i zrozumienie aktów prawnych) z wiedzą specjalistyczną (inżynierów, informatyków i innych osób z technicznym wykształceniem), dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na zaangażowanie zewnętrznych specjalistów w zakresie rozliczania ulg proinnowacyjnych.
- Problematyczne ewidencjonowanie kosztów
W przypadku ewidencjonowania księgowego kosztów wyzwaniem dla przedsiębiorstw bywa brak szczegółowych wytycznych co do sposobu prowadzenia ewidencji i konieczność spełnienia wymogów opisanych w definicji działalności badawczo-rozwojowej. Przyjmuje się, że wystarczy ująć te koszty w odrębnej ewidencji pomocniczej prowadzonej dla celów rachunkowych, np. na kontach pozabilansowych do ksiąg pomocniczych. Ważne jest jednak, aby zastosowany sposób wyodrębnienia umożliwiał zidentyfikowanie kosztów kwalifikowanych, odnoszących się do prowadzonych działań B+R.
Najczęstsze nieprawidłowości w tym obszarze dotyczą zakwalifikowania w ewidencji pomocniczej kosztów, które nie dotyczą uzyskania przychodu, ewidencjonowanie kosztów osobowych w cyklach rocznych zamiast w cyklach miesięcznych, a także zastosowanie podziału, który nie odzwierciedla rzeczywistych nakładów poniesionych na realizację działalności B+R.
Tymczasem z ewidencji jasno musi wynikać, że koszty zostały przypisane wyłącznie do działalności B+R, a przy ich opisie należy dochować dużej staranności. W przypadku kosztów osobowych potrzebna będzie precyzyjna ewidencja czasu przeznaczonego przez pracowników na działalność badawczo-rozwojową, a w przypadku rozliczenia materiałów i surowców – odpowiednie ich powiązanie z kosztami nabycia (fakturami).
- Wyzwania związane z identyfikacją kosztów kwalifikowanych
Przedsiębiorcy korzystający z ulgi B+R mogą mieć także trudność z prawidłową identyfikacją kosztów kwalifikowanych. Często dotyczą one wspomnianych już wcześniej kosztów osobowych czy też związanych z materiałami i surowcami, które – zgodnie z deklaracjami badanych – są najczęściej uwzględniane w kontekście rozliczania ulgi (odpowiednio 94 proc. i 91 proc.). Te dwa rodzaje kosztów nie wyczerpują jednak pełnego spektrum możliwości w tym zakresie. Rozliczeniu podlegać mogą także m.in. koszty związane z zakupem ekspertyz, opinii czy badań od jednostek naukowych, odpłatnym korzystaniem z aparatury naukowo-badawczej, uzyskaniem patentu czy też amortyzacją środków trwałych lub wyników własnych prac rozwojowych.
- Ulgi podatkowe – trud wart zachodu
Choć pozornie proces związany z właściwym rozliczeniem ulgi B+R może wydawać się skomplikowany i zarezerwowany dla wąskiego grona ekspertów, w praktyce jest obecnie najbardziej przystępną formą wsparcia przedsiębiorstw prowadzących działalność badawczo. Kluczem do sukcesu jest wnikliwy audyt zarówno samych projektów badawczo-rozwojowych, jak i związanych z nimi kosztów oraz dobre rozeznanie w aktualnych regulacjach prawnych. Nie do przecenienia jest również nabywane z czasem doświadczenie w rozliczaniu ulg podatkowych.
Dla przedsiębiorców, którzy nie czują się na siłach przechodzić przez proces rozliczenia samodzielnie lub chcą zmaksymalizować płynące z niego korzyści, dobrym pomysłem będzie współpraca ze specjalizującym się w tym zakresie partnerem. Takie rozwiązanie nie tylko zapewni firmie większy komfort i sprawne przeprowadzenie całego procesu, ale też zminimalizuje większość z opisanych wcześniej potencjalnych ryzyk.
Brak komentarzy