Mimo że wachlarz zachęt dla innowatorów w Polsce jest bardzo szeroki, nadal duża część przedsiębiorców nie korzysta nawet z podstawowego i najbardziej przystępnego mechanizmu, jakim jest ulga B+R. Dlaczego tak się dzieje? Przedsiębiorców hamuje przede wszystkim obawa przed dodatkową pracą oraz mylne przekonania dotyczące wymagań stawianych projektom B+R. W poniższym materiale rozwiewamy główne wątpliwości związane z rozliczeniem ulgi na badania i rozwój.
Z roku na rok systematycznie wzrasta liczba przedsiębiorstw korzystających z ulgi na badania i rozwój. Od początku jej funkcjonowania, czyli od 2016 r., podatnicy PIT i CIT odliczyli niemal 9 mld zł kosztów kwalifikowanych. W roku podatkowym 2020 po ulgę B+R sięgnęło 3237 firm (Ministerstwo Finansów nie podało jeszcze danych dla roku 2021). Mimo rokrocznych wzrostów liczby beneficjentów, wciąż jest to rozwiązanie mało popularne.
Firmy często podchodzą do ulgi B+R z rezerwą, obawiając się dodatkowych nakładów pracy. Zdarza się także, że mają mylne wyobrażenie o wymaganiach, które należy spełnić, aby otrzymać zwrot podatkowy. Tymczasem ulga na badania i rozwój jest najbardziej przystępnym rozwiązaniem zapewniającym dodatkowe finansowanie projektów innowacyjnych. Poniżej przedstawiamy główne mity, które pokutują wśród przedsiębiorców i niesłusznie zniechęcają ich do uzyskania oszczędności.
Mit 1. Niezrozumiałe przepisy
Wielu przedsiębiorców jako kluczową barierę w rozliczaniu ulgi B+R wskazuje zawiłość przepisów oraz ogólność interpretacyjną zarówno w obszarze merytorycznym (ocena działalności B+R), jak i w obszarze kosztowym (identyfikacja kosztów kwalifikowanych). Podatnicy mają również problem z uchwyceniem momentu rozpoczęcia oraz zakończenia projektów B+R.
Zdaniem eksperta: W ciągu ostatnich lat wiele przepisów zostało objaśnionych i wypracowano spójną metodologię rozliczania ulgi. Obecnie prawie wszystkie wątpliwości można rozwiać, bazując na:
- ustawie CIT,
- „Objaśnieniach podatkowych dotyczących preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej – IP Box” z 15 lipca 2019 r.,
- interpretacjach indywidualnych,
- wyrokach WSA i NSA.
Dodatkowo organy skarbowe wypracowały bardziej spójną metodologię weryfikacji prawidłowości rozliczenia ulgi B+R. Służy temu szereg dokumentów potwierdzających zarówno merytoryczne podstawy korzystania z ulgi, jak również aspekty związane z potwierdzeniem rzeczywiście poniesionych kosztów prac B+R.
Warto podkreślić, że do prawidłowego rozliczenia ulgi B+R wymagana jest nie tylko wiedza prawna i podatkowa, ale również techniczna. Połączenie kompetencji ekspertów z wielu obszarów pozwoli bezpiecznie i skutecznie korzystać z tego mechanizmu przez lata.
Mit 2. Konieczność filtrowania kosztów
Zamknięty katalog kosztów kwalifikowanych sprawia, że podatnicy nie do końca wiedzą, jak przypisać poszczególne koszty do odpowiedniej kategorii. Część wydatków ponoszonych przez firmy nie kwalifikuje się do ulgi B+R, co zmniejsza jej atrakcyjność oraz wymusza dodatkową pracę w postaci filtrowania kosztów.
Co więcej, nawet jeśli jakiś koszt mieści się w kategorii kosztów kwalifikowanych, to nadal należy zachować czujność przy szczegółowej kalkulacji. Tak jest chociażby w przypadku kosztów osobowych – nie kwalifikują się niektóre ze składników wynagrodzeń (np. FGŚP).
Zdaniem eksperta: Z naszego doświadczenia wynika, że są to tylko pozorne trudności, a dziewięć kategorii kosztów zaproponowanych przez ustawodawcę pokrywa większość wydatków. Kluczowe jest wyłączenie takich kosztów, jak opinie, ekspertyzy i usługi od jednostek innych niż jednostki naukowe. Nie ma też obowiązku rozliczania wszystkich kosztów, można skupić się tylko na tych najważniejszych i największych.
Mit 3. Uciążliwy obowiązek dokumentacyjny
Dla przedsiębiorców duże wyzwanie stanowi przygotowanie dokumentacji merytorycznej opisującej projekty B+R. Często nie wiedzą, jak ta dokumentacja ma wyglądać, ani jakie elementy ma obejmować.
Zdaniem eksperta: Wiele firm posiada rozproszoną dokumentację opisującą projekty, która stanowi dobrą podstawę do dalszych działań. Na jej bazie można przygotować karty projektów opisujące spełnienie wymogów stawianych działalności B+R. Co więcej, urzędy skarbowe posiadają wypracowany i oczekiwany standard dokumentacji, więc łatwo można się w te wymogi wpisać.
Mamy również możliwość odtworzenia dokumentacji dotyczącej przeszłych projektów na podstawie danych od pracowników realizujących te działania. Jest to szczególnie istotne, jeśli przedsiębiorca zamierza złożyć korektę deklaracji CIT obejmującą ulgę B+R i odzyskać podatek, którego wcześniej nie rozliczał.
Mit 4. Ulga tylko dla własnych projektów
Firmy sądzą, że projekty realizowane na zamówienie klientów nie są kwalifikowane do ulgi B+R. To samo tyczy działań prowadzonych na potrzeby „spółki matki”, których wyniki sprzedaje się za granicę. Istnieje też przekonanie, że nie można rozliczać projektów zakończonych porażką albo przerwanych w trakcie realizacji.
Zdaniem eksperta: Są to nieuzasadnione obawy, gdyż liczy się jedynie to, aby realizowane działania miały charakter badawczo-rozwojowy, dzięki czemu będzie można zastosować do nich ulgę podatkową. Może to być praca zarówno na zlecenie klienta, jak i na potrzeby centrali. Należy też pamiętać, że projekty nie muszą zakończyć się sukcesem – to oczywiste, że działalność B+R obarczona jest ryzykiem. Ulga B+R nie premiuje rezultatów, a wyłącznie podejmowanie prób bez względu na ich wynik.
Mit 5. Wysoki poziom innowacyjności
Wielu przedsiębiorców jest przekonanych, że w przypadku ulgi B+R, podobnie jak w konkursach dotacyjnych (np. z NCBiR), występuje wymóg innowacyjności na skalę Polski lub świata. Dodatkowo uznają, że należy prowadzić badania naukowe, co nie jest częstą praktyką w firmach.
Zdaniem eksperta: Wymagane jest jedynie opracowanie lub modyfikacja produktów, usług czy procesów będących nowością w skali przedsiębiorstwa. Mogą to być rozwiązania już znane w Polsce i na świecie. Natomiast prace rozwojowe prowadzone w firmach niesłusznie nie są identyfikowane jako B+R. Chodzi np. o usprawnienie procesu produkcyjnego czy opracowanie oprogramowania na własne potrzeby. Z naszych doświadczeń wynika, że przedsiębiorcy są często zdziwieni, jak dużo działań można zakwalifikować do rozliczenia ulgi B+R.
Mit 6. Duże nakłady czasu i pracy
Rodzimi innowatorzy uważają, że rozliczanie ulgi wymaga gruntownych zmian w procesie prowadzenia projektów, ich dokumentowania, opisywania oraz prowadzenia ewidencji czasu pracy. Obawiają się, że zajmie to dużo czasu pracownikom technicznym, wygeneruje dodatkowe obowiązki dla pracowników administracyjnych oraz będzie wymagało wielu zmian po stronie księgowości.
Zdaniem eksperta: Przygotowania do rozliczenia ulgi B+R często wymagają jedynie prac porządkujących dokumentację i ustalających procedury na przyszłość, gdyż wiele niezbędnych działań już przeprowadzono. Prace, które należy wykonać w celu rozliczenia ulgi B+R, obejmują:
- identyfikację projektów B+R,
- prowadzenie kart projektów na bieżąco,
- zbieranie danych dotyczących kosztów – odpowiednie oznaczanie faktur,
- wdrożenie prostej ewidencji czasu pracy.
Warto podkreślić, że raz ustalone i wprowadzone procedury oraz mechanizmy działania ułatwiają rozliczenie ulgi B+R w przyszłości. To przekłada się na szybkie generowanie oszczędności w kolejnych latach.
Brak komentarzy